Mail Archivierung

Schützen Sie Ihre geschäftliche Kommunikation und erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen – mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen

E-Mail-Archivierung Pflicht

Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails aufzubewahren.

Gesetzliche Grundlagen:

GoBD: E-Mails mit steuerlicher Relevanz müssen unveränderbar und revisionssicher archiviert werden Aufbewahrungsfrist: 6–10 Jahre
HGB (§257) & AO (§147) Handels- und steuerrechtliche Dokumente müssen archiviert werden Gilt auch für digitale Kommunikation
DSGVO (Art. 5 & 32) Schutz personenbezogener Daten Nachvollziehbarkeit und Integrität von Daten Verfügbarkeit im Bedarfsfall

Wichtig: Ein einfaches Backup reicht nicht aus, da Daten dort verändert oder gelöscht werden können.

MailStore als ideale Lösung

MailStore Server ist eine bewährte Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen.

Vorteile auf einen Blick:

Revisionssichere Archivierung (unveränderbar, manipulationsgeschützt)
Automatische Archivierung aller E-Mails (ein- und ausgehend)
Schnelle Volltextsuche (auch nach Jahren)
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Schutz vor Datenverlust & Manipulation
Unabhängig vom E-Mail-System (M365, Exchange, IMAP etc.)
Audit-sicher & prüfungskonform

DSGVO-Konformität im Detail

Datensicherheit

Verschlüsselte Speicherung
Geschützter Zugriff auf archivierte E-Mails

Revisionssicher

Unveränderbare Speicherung
Rechtssichere Aufbewahrung von E-Mails

Nachvollziehbar

Lückenlose Protokollierung
Nachweisbarkeit bei Audits und Prüfungen

Verfügbarkeit

Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails
Schutz vor Datenverlust und Löschung

Von der Beratung bis zum laufenden Betrieb

Analyse

Umsetzung

Betreuung

Prüfung gesetzlicher Anforderungen und bestehender E-Mail-Systeme.

Installation, Konfiguration und DSGVO-konforme Einrichtung.

Laufender Support und langfristige Optimierung der Lösung.